Jakie sprawy załatwia się w urzędzie
Do Urzędu Gminy i Miasta Czerwionka-Leszczyny mieszkańcy zgłaszają się w sprawach dowodów osobistych, meldunku, podatków lokalnych czy opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi. W urzędzie stanu cywilnego załatwia się sprawy związane między innymi z aktami urodzenia, małżeństwa i zgonu. Urząd przyjmuje też pisma dotyczące nieruchomości, zagospodarowania przestrzennego oraz działalności gospodarczej w zakresie należącym do gminy. Poszczególne sprawy prowadzą różne komórki, dlatego przed wizytą należy ustalić, gdzie skierować wniosek i czy jego złożenie wymaga osobistego stawiennictwa. Sprawy związane z rejestracją pojazdów lub prawem jazdy należą natomiast do właściwego starostwa powiatowego, a nie do urzędu gminy i miasta.
Dokumenty i przygotowanie do wizyty
Rodzaj wymaganych dokumentów zależy od sprawy. Przy składaniu wniosku o dowód osobisty należy przygotować aktualną fotografię spełniającą wymogi urzędowe; przy odbiorze dokumentu trzeba potwierdzić tożsamość. W sprawach podatku od nieruchomości przydatne są dane dotyczące działki, budynku lub lokalu oraz dokument, z którego wynika nabycie albo zmiana sposobu korzystania z nieruchomości. Gdy sprawę załatwia pełnomocnik, może być potrzebne pisemne pełnomocnictwo i potwierdzenie opłaty skarbowej, o ile nie przysługuje zwolnienie. Przed przyjściem należy sprawdzić formularz właściwy dla danej sprawy; nie każdy wniosek można sporządzić w dowolnej formie.
Godziny obsługi mieszkańców nie muszą być jednakowe dla wszystkich komórek urzędu. Przed wyjazdem należy telefonicznie potwierdzić godziny pracy właściwego stanowiska, sposób przyjmowania interesantów oraz możliwość wcześniejszego umówienia terminu. Ma to szczególne znaczenie w sprawach urzędu stanu cywilnego i wtedy, gdy konieczna jest rozmowa z pracownikiem prowadzącym konkretne postępowanie. Przy kontakcie telefonicznym można od razu ustalić, czy wystarczą kopie dokumentów, czy trzeba okazać oryginały, a także czy sprawa wiąże się z opłatą. W przypadku pisma dotyczącego już prowadzonej sprawy należy mieć pod ręką jego numer lub znak sprawy.
Złożenie wniosku i dalszy kontakt
Nie każda sprawa wymaga wizyty przy okienku. Część wniosków i pism można przekazać elektronicznie, jeżeli dla danej procedury udostępniono odpowiednią usługę i osoba składająca pismo ma wymagany sposób potwierdzenia tożsamości. Nie należy jednak zakładać, że wysłanie zwykłej wiadomości e-mail zastąpi formalne złożenie wniosku. Jeśli sprawa wymaga podpisu, załączników albo osobistego stawiennictwa, sposób jej wniesienia trzeba sprawdzić przed wysyłką. Po złożeniu dokumentów dobrze zachować potwierdzenie przyjęcia oraz zanotować termin, w którym urząd powinien odpowiedzieć. Jeżeli wniosek ma braki, urząd może wezwać do ich uzupełnienia; termin na odpowiedź będzie wskazany w otrzymanym piśmie.